Digitales Personalmanagement

Ende der Hängepartie

Von Karl-Heinz Möller · 2014

Hängeregistraturen sind das Organisationsmittel von gestern.

Ohne IT-Systeme sind Personalabteilungen nicht mehr denkbar. Nahezu jede Abteilung verfügt über Werkzeuge, die die Lösung der komplexen Aufgaben und großen Datenmengen bewältigen. Dezentrale Netze sorgen allgegenwärtig für Transparenz und qualitative Auswertungen.

Personalabteilungen müssen in der Regel tausende von Informationen bereithalten, wenn es um die Mitarbeiterschaft geht. Alleine die tägliche Bewältigung der Personaladministration ist eine Herkules-Aufgabe. Fakten wie Arbeitszeiten, Fehltage, Urlaub, Elternzeit, Geschäftsreisen, Sondervereinbarungen, Gehalt, Boni und andere Informationen laufen hier auf und werden auf dem neuesten Stand gehalten. Alleine diese Datenmengen sind ohne ein ausgeklügeltes IT-System selbst in kleineren Unternehmen nicht effizient zu bearbeiten. Digitale Systeme lösen diesen Knoten - und können noch mehr! Neben der Zeitwirtschaft sind beispielsweise Bewerbungsmanagement mit Recruiting, Jobbörsen und Outsourcing oder Talentmanagement mit Performanceentwicklung, Seminarvorschlägen und Potenzialanalysen Teile eines intelligenten Personalmanagement-Programms. Alles in allem entsteht ein umfassendes Human-Relation-Management-System (HRS).

Dezentralisierung macht Hängeschränke überflüssig

Am Anfang stand die Personalakte, die in jedem Betrieb für jeden Mitarbeiter angelegt wurde. Die alphabetisch geordneten Hängemappen füllten je nach Anzahl der Beschäftigten einige Meter abschließbarer Metallschränke. Sicherlich gibt es sie hier und da heute noch. Aber als ein modernes Instrument des Personalmanagements sind sie denkbar ungeeignet. Es fehlt an schneller Verfügbarkeit, Auffindbarkeit und Interpretationsmöglichkeit. Bei digitalen und webbasierten Personalmanagementsystemen sind Informationen von überall sofort verfügbar. Umbrüche in der Arbeitswelt sorgen neben der Daten-Administration für weitere Aufgaben. Dank Dezentralisierung und Digitalisierung ist es nicht mehr entscheidend, ob Mitarbeiter physisch am Arbeitsplatz anwesend sind. Smartphones machen die Arbeit unabhängig von Ort und Raum.

Outsourcing und Recruiting erfordern neue Qualitäten

Mit digitalen Werkzeugen sind die Integration und die Überprüfung von outgelagerten Firmeneinheiten möglich. Gesellschaften können über Kontinente hinweg Daten austauschen, seien es Informationen zu eigenen Arbeitnehmern, Leiharbeitern von Fremdfirmen oder freie Kräfte. Um aus Personalmanagement ein Potenzialmanagement zu entwickeln, ordnen intelligente Bausteine der HR-Software diese Fähigkeiten vor. Welche Mitarbeiter kommen für Führungsaufgaben in Frage, wo liegen versteckte Potenziale, die bisher nicht genutzt wurden? Wer verfügt über Skills wie soziale Kompetenz, Teamfähigkeit? Analyse sind die Vorstufen zu strukturierten Tests und Bildungsmaßnahmen. Digitales Personalmanagement versetzt Verantwortliche in die prädestinierte Lage, nicht nur nachzudenken, sondern auch vorzudenken. Im Kontext der Diskussion um den Kampf um Talente fällt dem Modul Recruiting eine Schlüsselrolle zu. Schließlich wird bei der Suche nach qualifizierten Mitarbeitern die Zukunft des Unternehmens mit entschieden. Mittels zahlreicher Tests kann ein digitales Profil der Bewerber erstellt und mit dem Idealbild verglichen werden. Eine objektive Gewichtung und Vorselektion liefert die Basis für das persönliche Gespräch. Auch das Thema Arbeitgeberimage (Employer Branding) nimmt an Bedeutung zu und ist Teil der digitalen Personalmanagementsoftware. Ergebnisse von Umfragen zeigen, dass in bestimmten Branchen die Performance von Wettbewerbern permanent ausgewertet wird. Personalchefs würden zunehmend diese Strategien für den Unternehmenserfolg übernehmen, sagte auf einer Fachkonferenz Till Kaestner, Geschäftsleiter von Linkedin Deutschland, Österreich und der Schweiz. „Interessant ist dabei, dass die Personalabteilungen zunehmend Funktionen anderer Abteilungen integriert. Beispielsweise gehören dazu die eigene Unternehmenswebsite, Mundpropaganda und pr. Sie sind die besten Kanäle, um die Arbeitgebermarke bekannt zu machen.“ Nicht zu unterschätzen seien darüber hinaus social media und die Meinung innerhalb der Peergroups.